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SUAS REUNIÕES, COMO
VÃO?
Em nossos Seminários Planejamento Organização do
Trabalho, Gestão do Tempo e Reuniões Eficazes, temos
aplicado um pequeno teste para verificar o grau de
eficiência na liderança de reuniões por parte dos
executivos/profissionais das organizações clientes.
O teste enumera boa parte dos problemas que podem
acontecer antes, durante e após as reuniões, com
enfoque especial no desperdício de tempo decorrentes
da incidência desses problemas.
Cada problema deve merecer um grau de 0 (zero) a 5
(cinco), obedecendo à estrutura classificatória
abaixo:
0 = O problema não aconteceu.
1 = O problema aconteceu, mas trouxe conseqüências
mínimas do ponto de vista de desperdício de tempo e
busca de resultados.
5 = O problema aconteceu e acarretou enormes
conseqüências do ponto de vista de desperdício de
tempo e busca de resultados.
2, 3 e 4 = Posições intermediárias.
O importante é que os graus sejam atribuído,
tendo-se em mente o que realmente acontece nas
questões e não o que deveria acontecer. Os
resultados tendem também a ser mais fidedignos
quando os graus são atribuídos pelo consenso
daquelas pessoas que normalmente participam de uma
mesma reunião.
Então, vamos ao teste. Na lista de problemas
apresentada a seguir, atribua graus de 0 a 5 a cada
um deles e, somando os pontos, verifique quão
problemáticas são suas reuniões.
SUAS REUNIÕES COMO VÃO?
ANTES DO INÍCIO
1. Inexistência de agenda prévia, com tempo
predeterminado para cada tópico e do conhecimento
dos participantes
GRAU ( )
2. Local inadequado, mal-arrumado, distante, falta
de apoio de infra-estrutura - GRAU ( )
3 . Desnível entre os participantes com relação ao
conhecimento dos assuntos a serem tratados na
reunião
GRAU ( )
4. Processo inadequado de escolha do líder (chefe)
da reunião (precipitação, votação etc)
GRAU ( )
5. Número excessivo de participantes, prejudicando o
andamento
GRAU ( )
6. Impontualidade dos participantes quanto ao início
da reunião
GRAU ( )
DURANTE A REUNIÃO
7. Inexistência de participação (atuação de
determinados elementos)
GRAU ( )
8. O líder não oriente o andamento da reunião no
sentido de seguir a agenda prefixada (quanto a
assuntos, duração e resultados)
GRAU ( )
9. Confusão quanto aos objetivos da reunião que ora
passa do cunho decisório para o informativo e
vice-versa
GRAU ( )
10. Interrupções constantes provocadas por pessoas
estranhas à reunião
GRAU ( )
11. Clima de competição e não de cooperação ("o mais
importante é ganhar a discussão e não resolver o
problema")
GRAU ( )
12. Ausência de registro sistemático do andamento da
reunião
GRAU ( )
13. Dupla coordenação de determinado trabalho,
problemas de relacionamento aparecendo ao longo da
reunião
GRAU ( )
14. Participantes que procuram usar linguagem
técnica em demasia, com prejuízo da comunicação
GRAU ( )
15. Decisão a ser tomada acima da competência
(técnica ou hierárquica) dos participantes
GRAU ( )
16. Liderança "democrática" (participativa, no
sentido manipulativo), provocando excesso de
opiniões e nenhuma conclusão
GRAU ( )
17. Falta de ordenação na participação dos presentes
à reunião, pessoas falando ao mesmo tempo
GRAU ( )
18. Participantes querendo assumir o lugar do líder
(às vezes "disputando" à posição)
GRAU ( )
19. Conversas paralelas
GRAU ( )
20. Necessidade de consultas externas a elementos
não presentes à reunião
GRAU ( )
APÓS A REUNIÃO (AO FINAL E POSTERIORMENTE)
21. Não estabelecimento por escrito dos itens de
ação: "quem", "o que", "quando", que possibilitam o
controle dos resultados
GRAU ( )
22. Falta de clareza na definição das missões
atribuídas a cada elemento
GRAU ( )
23. Não marcação da próxima reunião ou de qualquer
outra atividade para continuidade dos assuntos
GRAU ( )
24. Não avaliação dos resultados da reunião
(previsto x realizado)
GRAU ( )
TOTAL DE PONTOS:
AVALIAÇÃO DO RESULTADO:
Quanto maior o número de pontos, mais problemática é
a sua reunião.
Quando aplicamos o teste em seminários com gerentes,
executivos e técnicos, a média de pontos é 60.
Qual foi a pontuação que você obteve?
L.A.Costacurta Junqueira - Vice-presidente do
Instituto MVC |
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Fone
de ouvido sem-fio.
